Scannen von Dokumenten
posted am: 16 April 2019
Das Scannen von Dokumenten ist mittlerweile in jedem Unternehmen, vor allem in den jeweiligen Verwaltungsabteilungen, gang und gäbe. Systematisch werden die Korrespondenz, Rechnungen, Verträge und sonstige Dokumente elektronisch erfasst. Die elektronische Datei wird in das betriebsinterne System eingefügt. Auf diese Weise können viele Personen (gleichzeitig) auf diese einzelne Datei zugreifen. Falls zum Beispiel eine Rechnung als angehängte Datei in das Finanzbuchhaltungssystem hinzugefügt wird, können alle Mitarbeiter, die einen Zugang zu diesem System haben, die Rechnung aufrufen und ihr die für sie notwendigen Informationen entnehmen. Falls zum Beispiel die Korrespondenz mit einem Kundenunternehmen auf einem Server gespeichert ist, können alle Mitarbeiter, die Zugriff auf diesen Server haben, die Korrespondenz nachvollziehen und selbstständig entsprechende Informationen recherchieren. Die elektronische Erfassung von wichtigen Dokumenten gestaltet die Verwaltungsabläufe effizienter, weil mehrere Personen gleichzeitig mit einem Dokument arbeiten können. Außerdem wird vermieden, dass dieses Dokument kopiert wird, was gut für unseren Planeten ist, weil es zur Reduzierung der gebrauchten Papiermenge im Büro beiträgt. An dieser Stelle sollte man auch erwähnen, dass die elektronische Speicherung von Dokumenten ermöglicht relativ einfach und kostenminimal eine Sicherheitskopie aller wichtigen Dokumente zu erstellen. Diese Sicherheitskopie sollte an einem neutralen Ort aufbewahrt werden. Wenn bei einem Brand, einer Naturkatastrophe oder ähnlichem alle Papier-Dokumente zerstört werden, kann auf diese Sicherheitskopie zurückgegriffen werden.
Das Scannen von Dokumenten und das anschließende Versenden per Email der gescannten Dokumente ersetzt mehr und mehr den klassichen Postweg. In fast allen Unternehmen werden immer häufiger Vertraulichkeitsvereinbarungen, Verträge oder ähnliches elektronisch unterschrieben und elektronisch der anderen Partei zugesandt. Der Vorteil ist, dass die Abwicklung der Verwaltungsprozesses schneller abläuft. Allerdings muss man im Kopf behalten, dass eine elektronische Unterschrift den gleichen Wert hat wie eine klassische Unterschrift auf einem Papier-Dokument. Das bedeutet, dass man die entsprechenden Dokumente vor der elektronischen Unterschrift immer sorgfältig durchlesen sollte. Es empfiehlt sich auch, stets ein Papier-Exemplar auszudrucken und es an einem bestimmten Ort aufzubewahren. Wir haben bis jetzt nur über das Scannen von Dokumenten im geschäftlichen Bereich gesprochen. wie es von Reisswolf Akten und Datenvernichtung GmbH geleistet wird. Aber auch im privaten Bereich sollte das Scannen von Dokumenten eine ebenso wichtige Rolle einnehmen. Idealerweise sollte jede Privatperson Rechnungen und/oder Kassentickets von hochpreisigen Anschaffungen sowie seine monatlichen Gehaltsabrechnungen scannen und die elektronischen Daten auf eine externe Festplatte oder USB-Stick laden. Diese Festplatte oder dieser USB-Stick sollte an einem neutralen Ort (Banksafe oder im Haus eines nahen Verwandten) aufbewahrt werden. Denn auch als Privatperson ist man nicht vor einem Einbruch oder Feuer oder sonstiger Naturkatastrophe sicher, die zu einem teilweisen oder vollständigen Verlust der Papier-Dokumente führen können. Beim Scannen von Dokumenten sollte man auf die Qualität des Scans, damit das Dokument lesbar ist, und die Grösse der elektronischen Datei achten, damit sie problemlos per Email versandt werden kann. Am besten speichert man das gescannte Dokument als pdf-Datei ab.
Teilen